EL RIESGO FISCAL Y LEGAL DE NO CONTAR CON LOS LIBROS CONTABLES Y CORPORATIVOS DE LA EMPRESA
Por C.P.C. y M.I. José Raúl Rangel Romero
La sociedad ha evolucionado a pasos gigantescos; entiéndase por sociedad todo tipo de asociación o grupo formado por individuos unidos por ciertas semejanzas o coincidencias en sus actividades.
Ahora bien, esta evolución social trae aparejada una serie de fenómenos culturales y tecnológicos. Estos últimos muchas veces, o bien, en su mayoría, nos han llegado a rebasar en todos los aspectos.
Siempre ha existido la necesidad y, por ende, surge la obligación por parte de la empresa de llevar a cabo el registro histórico, metódico, ordenado, veraz, oportuno y sistemático para que usted tome la mejor decisión. En pocas palabras: su contabilidad debe estar al día y con información veraz.
Hace algunos años, las disposiciones fiscales obligaban a las empresas a contar con libros en los cuales se registraban todas las operaciones económicas y financieras de la compañía con la finalidad de tener un mejor control y fiscalización. Dichos libros debían estar empastados, encuadernados y foliados. Los libros a los que nos referimos son los siguientes:
Libro diario: En este libro se asentaban cronológicamente las operaciones registradas en partidas, y era considerado uno de los más importantes, ya que reflejaba el cargo o abono con una breve explicación de cada movimiento. En otras palabras: era un pequeño acordeón de la historia de la empresa.
Libro mayor: En este libro se describían los nombres de las cuentas para el registro, clasificación y control de todas las operaciones que previamente se habían señalado en el libro diario.
Libro de inventario y balances: En este libro se registraban los bienes, derechos y obligaciones que se tenían con cualquier tercero, y se podían identificar por pieza los aumentos o disminuciones de los inventarios, así como la cantidad de unidades que había de acuerdo a una fecha, y los aumentos o disminuciones de los inventarios en cada ejercicio. Una característica de las mercancías es la materia prima, los productos terminados y los productos en proceso; este registro de mercancías se refleja en los estados financieros de la empresa.
El contador de la empresa tenía la opción de emplear distintas formas de registro, que podían ser manual, mecanizada o electrónica. Hasta hace unos años, ni pensar en esta última; al contador atávico de la empresa le aterraba considerar que algún día tuviera que verse en la necesidad de prender una computadora, y seguramente uno que otro empresario opinaba igual, pero tenía la ventaja de que podía delegar esta actividad a cualquier persona sin que se lo llegasen a tomar a mal.
El talón de Aquiles que en la práctica hemos observado es que la mayoría de las pequeñas y medianas empresas tienen la contabilidad atrasada y con información poco veraz; tal vez pareciera un común denominador en todas las empresas, pero ¿pasa lo mismo con las grandes organizaciones? La respuesta es no… por un detalle muy simple: que toda la información la tienen sistematizada y al día. El crear sistemas se ha convertido en la mejor inversión que puede realizar una institución. Desafortunadamente, en ocasiones el peor enemigo de la empresa es el mismo contador atávico, quien se rehúsa a utilizarlos.
A partir de 2014, con la reforma fiscal los libros contables formaron parte del pasado y se estableció el concepto de la contabilidad electrónica, que se refiere a la obligación de llevar los registros y asientos contables a través de medios electrónicos e ingresar de forma mensual la información contable a través de la página de internet del Servicio de Administración Tributaria.[1]
Para dar cumplimiento formal al ingreso mensual de información contable, únicamente se enviará la balanza de comprobación y el catálogo de cuentas con el código agrupador del Servicio de Administración Tributaria, que permita su interpretación.
Adicionalmente, los contribuyentes deben tener la posibilidad de generar información electrónica de sus pólizas contables y auxiliares para entregarla al Servicio de Administración Tributaria, sólo en aquellos casos que:
- El Servicio de Administración Tributaria ejerza facultades de comprobación directamente al contribuyente o a terceros relacionados (compulsas).
El contribuyente solicite una devolución o realice una compensación.
Los contribuyentes del Régimen de Arrendamiento, Servicios Profesionales e Incorporación Fiscal quedan relevados del envío de Contabilidad Electrónica, siempre y cuando registren sus operaciones en el módulo de contabilidad de la herramienta electrónica “Mis cuentas”.
Reforzando lo anterior, en virtud de un decreto publicado en el Diario Oficial de la Federación de fecha 7 de abril de 2016, el Código de Comercio fue reformado, con lo que finalmente se incluyen los medios electrónicos en la contabilidad mercantil. Esta reforma entró en vigor el 8 de abril de 2016, y consiste básicamente en que los comerciantes cumplan con sus obligaciones relacionadas con la conservación de la información de sus negocios en medios electrónicos, óptimos y de cualquier otra tecnología, los cuales abarcarán el libro mayor y el libro de actas de asamblea, tratándose de personas morales. Su fundamento se encuentra en el artículo 34 del Código de Comercio, que a la letra dice:
Artículo 34.- Cualquiera que sea el sistema de registro que se emplee, los comerciantes deberán llevar un libro mayor y, en el caso de las personas morales, el libro o los libros de actas; sin perjuicio de los requisitos especiales que establezcan las leyes y reglamentos fiscales para los registros y documentos que tengan relación con las obligaciones fiscales del comerciante.
Los comerciantes podrán optar por conservar el libro mayor y sus libros de actas en formato impreso, o en medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología, siempre y cuando, en estos últimos medios se observe lo establecido en la norma oficial mexicana sobre digitalización y conservación de mensajes de datos que para tal efecto emita la Secretaría.
Tratándose de medios impresos, los libros deberán estar encuadernados, empastados y foliados. La encuadernación de estos libros podrá hacerse a posteriori, dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio.
Aun cuando el Código de Comercio ya reconocía la validez legal de los mensajes de datos, se hizo hincapié en que estos podrán ser utilizados como medios probatorios ante cualquier autoridad. En pocas palabras: dan certeza jurídica, y por ende surtirán los mismos efectos jurídicos que la documentación impresa. Lo anterior se encuentra en el artículo 89 bis, que a la letra dice:
Artículo 89 bis.- No se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a cualquier tipo de información por la sola razón de que esté contenida en un Mensaje de Datos. Por tanto, dichos mensajes podrán ser utilizados como medio probatorio en cualquier diligencia ante autoridad legalmente reconocida, y surtirán los mismos efectos jurídicos que la documentación impresa, siempre y cuando los mensajes de datos se ajusten a las disposiciones de este Código y a los lineamientos normativos correspondientes.
Con lo anterior confirmamos que no existe ningún riesgo fiscal ni legal por la falta de libros contables, ya que la tecnología suplió este punto concentrando todas las operaciones, registros y movimientos en la llamada contabilidad electrónica.
Ahora bien, con respecto a los libros de actas de la empresa, estos permiten conocer todos los movimientos en el aspecto legal, fiscal y financiero de la institución, los cuales son, entre otros: acuerdos principales, entradas y salidas de algún socio, incremento en el capital social, compraventa de activos, compraventa de acciones, aportación de bienes, etcétera.
Estos puntos, que en ocasiones son parte fundamental de la vida de una empresa, en la mayoría de las ocasiones no se registran, pasan inadvertidos.
Libro de actas: Se registran todos los acuerdos llevados a cabo tanto en asambleas ordinarias como en asambleas extraordinarias. Esta obligación nace desde los estatutos de la sociedad.
Libro de registro de acciones: Se registra cada uno de los socios accionistas que formen parte de la empresa desde su constitución hasta que se integra un nuevo miembro. Es muy importante que se cubra este requisito, ya que la sociedad solo considerará dueño de las acciones a quien esté inscrito en el libro.
Con la reforma mencionada anteriormente, el libro de actas podrá llevarse en forma digitalizada, con la observación de que hay actos que se tienen que protocolizar para tener certeza jurídica ante cualquier tercero, y el riesgo legal, fiscal y tal vez financiero de no contar con un documento protocolizado puede implicar desde una demanda por algún socio inconforme que pueda llevar a un embargo de los activos tangibles e intangibles de la empresa, o bien cualquier acto de molestia por parte de alguna autoridad.
[1] Servicio de Administración Tributaria. “Contabilidad electrónica”. Disponible en http://www.sat.gob.mx/fichas_tematicas/buzon_tributario/Paginas/contabilidad_electronica.aspx [Consultado el 25 de abril de 2016]